Como ser produtivo: um guia prático para você mudar seu jeito de trabalhar

Ser (e se sentir) produtivo é quase como um estado elevado de existência, em que você, depois de alguns minutos ou horas concentrado uma tarefa, termina tudo e pensa: “nó, eu fiz coisa pra car****”

O autor Mihaly Csikszentmihalyi (que sobrenome!) chama esse estado de “fluxo”. Ele é um estudioso da felicidade (!!) e, se você quiser conhecer mais o trabalho dele, sugiro assistir a seu Ted Talk abaixo, apesar de não ser essencial para esse texto.

Concentrar-se em uma tarefa é um dos fatores para se alcançar o “fluxo”, seja trabalhando, jogando video game ou andando de skate.

Mas no caso do ambiente profissional o maior problema para se alcançar esse estado e, consequentemente, ser mais produtivo, é que temos que executar dezenas de tarefas distintas, organizá-las e ainda lidar com interrupções.

Ou seja, é treta se concentrar por tempo suficiente em uma tarefa a ponto de se sentir realmente produtivo.

Desde que fundei a Rock Content, época em que cuidava do marketing, administrativo, estrutura, financeiro, etc; até hoje, em que meu papel é cuidar de somente um departamento com 50 pessoas, se eu não for organizado, minha produtividade despenca. E ainda tenho que achar tempo para escrever e tocar projetos paralelos, como meu Arcade VR.

Por essa razão sempre estudei muito sobre organização pessoal e acabei criando um método eficiente para gerenciar meu dia a dia, baseado na metodologia GTD (Getting Things Done), que até virou um workshop para funcionários da Rock Content.

É esse método que compartilho aqui, mostrando os princípios e as ferramentas que uso.

 

Conhecendo o GTD

O GTD é um método para organizar suas tarefas, prioridades, projetos e sua agenda de maneira que ela se torne facilmente gerenciável. Ele se baseia em cinco pilares:

  1. Coletar: é o passo de coletar tudo. Ideias, tarefas do dia a dia, projetos, etc. Você pode usar um caderno ou algum software para isso.
  2. Processar: transformar as notas coletadas em itens que podem levar a alguma ação. Itens mais complexos podem ser divididos em várias ações.
  3. Organizar: agrupar essas tarefas em categoria e prioridade, colocar prazos e lembretes para voltar nas tarefas
  4. Refletir: é o momento de olhar sua lista de tarefas e decidir qual será sua próxima ação. Isso deve ser feito com periodicidade
  5. Engajar: é o momento de escolher sua próxima ação e executá-la.

Esses passos são a essência do GTD, mas não quer dizer que eles devem ser sempre usados com rigidez, o importante é criar um método que funcione para você.

O método abaixo foi desenvolvido tendo o GTD como base, mas não segue rigorosamente os cinco passos e pode ser modificado de acordo com sua necessidade.

 

Minha metodologia

Na minha opinião o princípio mais poderoso do GTD é o de que você deve focar na tarefa que está sendo executada agora e esquecer o resto. É impressionante como qualquer tarefa futura que está te preocupando consegue atrapalhar sua produtividade atual.

É impossível remover o “ocupado” de preocupado

Eu gosto de dizer que a palavra ocupado está inserida em preocupado porque quando você gasta energia pensando em algo, isso automaticamente ocupa seu tempo. Por isso é necessário criar um sistema confiável para você “esquecer” as coisas por um tempo, até o momento certo.

Basicamente, divido minha rotina em quatro partes:

  • Coleta de ideias e tarefas para o dia a dia e futuro
  • Revisão semanal
  • Revisão e divisão diárias
  • Execução

Parte 1: Coleta

Toda vez que tenho uma ideia nova, seja para um projeto ou para melhorar o meu dia a dia, eu faço uma anotação quase que imediata. Essas anotações ficam guardadas para eu revisar depois e ver se faz sentido executá-las. Além disso, os emails que eu recebo todo dia também são considerados tarefas “coletadas”.

Softwares usados:

  • Microsoft Onenote para tomada de notas em geral. É um software bem completo para usar no celular e desktop, em que você organiza suas ideias em cadernos e notas.
  • Google Inbox: como cliente de email, a princípio, mas ele faz muito mais do que isso e é central na estratégia. Mais detalhes à frente

Parte 2: Revisão semanal

A revisão de tarefas semanal consiste em olhar tudo o que foi anotado no Onenote e decidir se alguma daquelas tarefas será feita essa semana ou não. Se for um projeto mais complexo, eu crio um “caderno” e coloco uma nota para cada parte dele, com as tarefas dentro. Veja um exemplo abaixo:

Todas as tarefas que não serão executadas essa semana devem simplesmente ser deixadas no Onenote, que você só irá abrir novamente na semana que vem. As outras serão passadas para o Google Inbox.

O Google Inbox é a estrela dessa metodologia. Ele foi criado tendo o GTD em mente e vai muito além de um simples cliente de email. Hoje toda minha rotina diária fica dentro dele, com auxílio do Google Calendar.

No Inbox todo email é tratado como uma tarefa (essa é a principal mudança de mentalidade necessária aqui), que pode ser resolvida agora ou marcada para ser resolvida depois. Mas além dos emails é possível criar tarefas manualmente e é isso que deve ser feito com todas as tarefas trazidas do Onenote.

Como criar tarefas (chamadas de lembretes): no canto inferior direito, tanto no desktop quanto no celular, existe um botão vermelho com o sinal de mais. Passe o mouse (ou toque a tela) nele que a opção lembrete irá aparecer.

Faça isso para todas as tarefas da semana.

Caso você tenha uma tarefa com horário marcado, como uma reunião, visita ao dentista ou algo que você precisa se preparar de antemão, marque no Google Calendar

Softwares usados:

No fim desse passo, você terá todas as suas tarefas da semana registrados em seu Inbox e algumas no Calendar. Ou seja, uma visão geral de tudo que deve ser feito.

Parte 3: revisão e divisão diárias

Logo após terminar a revisão semanal e todo dia de manhã minha rotina é fazer a revisão diária. É nesse momento que a mágica acontece, pois é aqui que você irá tirar da sua frente todas as tarefas que não precisam ser feitas agora e se ocupar somente com o que precisa ser feito no momento.

Basicamente é passar por toda a caixa de entrada, dentro do Inbox, e decidir o que já foi feito, precisa ser feito hoje, delegado ou será feito no futuro, nessa ordem:

Primeiro: Definir o que já foi feito ou não precisa de ação

Isso vale para todas as tarefas concluídas ou emails que não geram nenhuma ação. No desktop basta clicar no ícone que parece um “V” e no celular é só arrastar o email ou tarefa para a direita. Essa etapa já irá limpar boa parte da sua caixa de entrada.

Segundo: “Mandar para o futuro” tudo o que não será feito hoje.

Esse é o passo mais importante: tudo que não será feito hoje deve sumir da sua frente e só aparecer no dia e momento adequados. Se você não fizer isso, estará sempre preocupado com tarefas que não são urgentes.

Para isso basta clicar no ícone do relógio, no desktop, ou arrastar o email para a direita, no celular. A partir daí surgirão várias opções de horário. Escolha o dia e hora que a tarefa precisa ser executada.

Todas essas tarefas irão sumir da sua frente e você não precisa (nem deve) se preocupar com elas até aparecerem novamente em sua caixa de entrada no dia marcado. Você pode confiar plenamente que elas voltarão, afinal, é o Google!

Terceiro: Delegar o que será feito por outra pessoa

No caso de tarefas que não serão executadas por você, envie um email para a pessoa responsável, de dentro do próprio Inbox, e logo depois clique no relógio para que essa tarefa suma e volte para você somente no momento em que ela deve estar pronta. Dessa maneira você pode cobrar pontualidade das outras pessoas.

Depois de feitos esses três passos te restará somente uma lista de tarefas que você deve executar durante o dia, sem que você tenha que se preocupar com nada mais.

Parte 4: Execução

Agora que você já sabe tudo que deve fazer hoje, é hora de colocar a mão na massa. Sua missão é fazer com que a Inbox (de emails e tarefas) seja zerada, o famoso Inbox Zero.

Sério, essa é minha obsessão, eu não durmo enquanto eu não ver o solzinho abaixo, que é a imagem de uma caixa de entrada vazia:

Se você ver essa imagem todo dia, se sentirá (e será) muito mais produtivo! Ter uma caixa de entrada com centenas de emails tem que ser algo do passado!

Dicas para a execução:

  • Toda vez que você estiver fazendo uma tarefa, concentre-se nela e evite distrações, para tentar alcançar o fluxo. De nada adianta você gerenciar o macro de todas suas tarefas e não executá-las bem em nível individual.
  • Utilize algum método de produtividade, se necessário. Eu gosto de me isolar e concentrar em uma tarefa até terminá-la, mas muita gente tem sucesso com a técnica pomodoro, por exemplo.
  • Compre bons fones de ouvido, crie uma regra (se estiver em uma empresa) que não é para ninguém te interromper se estiver com os fones e escute músicas ou sons feitos para concentração. Eu gosto muito do Coffitivity, com sons de café / bar.

Conclusão

Não importa se você trabalha sozinho, em uma grande empresa ou até mesmo está desempregado, ser produtivo é essencial para que você consiga crescer na carreira, ou melhor, na vida em geral.

Esse método que eu desenvolvi ao longo dos anos, me ajuda muito e espero que ele também seja bem útil para você!

E lembre-se: nada é rígido a ponto de não poder ser adaptado para o seu dia a dia. Existem várias outras metodologias, basta procurar.

Ficou alguma dúvida? Quer mais dicas para seu caso particular? Deixe um comentário e vamos bater um papo.

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